Έχοντας προετοιμαστεί σωστά για τη συζήτηση, μπορούμε να την ξεκινήσουμε δίνοντας πρώτα το λόγο στον ίδιο τον εργαζόμενο με μια ερώτηση αυτοαξιολόγησης, όπως «πώς νιώθεις ότι τα πήγες φέτος σε σχέση με την προηγούμενη αξιολόγησή σου και τους στόχους που είχαμε βάλει;»

Το feedback είναι μια διαδικασία μοιρασμένης ευθύνης και είναι σημαντικό κάθε πλευρά να αναλάβει τη δική της. Εφόσον δώσουμε το βήμα στον εργαζόμενο να αρχίσει να μιλάει, είναι καθοριστικό να ακούσουμε ενεργητικά, δηλαδή με προσοχή και διάθεση συνεργασίας, χωρίς να διακόπτουμε, όταν κάτι μας ξενίζει, και χωρίς να σκεφτόμαστε συνεχώς τι θα απαντήσουμε, άρα να χάνουμε το τι πραγματικά λέγεται και το τι αιωρείται μη λεκτικά στην ατμόσφαιρα.

Στη συνέχεια μπορούμε να «χτίσουμε» σε όσα ειπώθηκαν δίνοντας και τη δική μας ματιά με συγκεκριμένα παραδείγματα και ζητώντας πληροφόρηση με ανοικτές ερωτήσεις όπως «πώς το βλέπεις εσύ;», «γιατί προέκυψε;», «τι μπορούμε να κάνουμε διαφορετικά;».

Βασικό επίσης στο feedback είναι να έχουμε κατά νου ότι περιγράφουμε και χαρακτηρίζουμε τις συμπεριφορές και όχι τον άνθρωπο. Έτσι άλλωστε έχουν και μεγαλύτερη αντικειμενική βαρύτητα όσα λέμε. Στην αποτελεσματικότητα συνεισφέρει και η αποφυγή αρνητικών - ισοπεδωτικών λέξεων και φράσεων όπως κακός, πρόβλημα, λάθος, ποτέ, «δεν έχεις…», «δεν είσαι…». Ένα απλό παράδειγμα διαφοράς έκφρασης και αποτελεσματικότητας: «η ποιότητα της δουλειάς σου είναι πάντα κακή» σε σύγκριση με «κάνεις συχνά αριθμητικά λάθη και ξεφεύγεις
από τις προθεσμίες». Με αυτή την προσέγγιση περιορίζονται και οι αντιδράσεις λόγω άμυνας στην κριτική.

Στο τέλος της συζήτησης η ανακεφαλαίωση και η εκ νέου στοχοθέτηση είναι απαραίτητες: τι κάνουμε, πότε και πώς. Αποτελεί και η βελτίωση της απόδοσης διαχείριση έργου και καλεί για ξεκάθαρα συμφωνημένα παραδοτέα και παρακολούθηση της προόδου.

Όλα εξαρτώνται βέβαια από την εκάστοτε συνεργασία. Σε τι βαθμό έχει περιθώρια βελτίωσης, σε τι βαθμό έχει φθαρεί. Στηρίζω την άποψη – γενικότερα στη ζωή μας- να κάνουμε εμείς από τη δική μας πλευρά ό,τι καλύτερο μπορούμε ώστε να βοηθάμε τη δική μας πνευματική ανάπτυξη και παράλληλα να διακρίνουμε και τη δέσμευση της άλλης πλευράς. Χωρίς θυμό, χωρίς υπερβολικές προσδοκίες, μια και είμαστε διαφορετικοί.