Έχει έρθει η ώρα να μπούμε σε μια σύσκεψη και ήδη δυσανασχετούμε... «Πάλι θα μιλάνε όλοι μαζί, ο τάδε θα πλατειάζει χωρίς νόημα, ο δείνα θα κομπάζει επίσης χωρίς νόημα, ο άλλος θα μιλάει συνέχεια στο κινητό, θα ξεφύγουμε από το χρόνο, δεν θα καταλήξουμε στο τι έχουμε να κάνουμε...»

Ναι, πολύ συχνά η κατάσταση είναι έτσι. Αλλά αν εγκλωβιστούμε στο «έτσι θα 'ναι», μας καταδικάζουμε σε έναν φαύλο κύκλο ματαίωσης. Είναι στο χέρι μας να οργανώσουμε και να φέρουμε σε πέρας ένα αποτελεσματικό meeting, βήμα προς βήμα.

Τι χρειάζεται έγκαιρα να σχεδιάσουμε και με προσοχή να εφαρμόσουμε ώστε να πετύχουμε τους στόχους μας μέσω του meeting:

- Χρόνος και τόπος διεξαγωγής: Παρασκευή απόγευμα, όταν όλοι ανυπομονούν να ξεκινήσει το Σαββατοκύριακο, δεν είναι η καλύτερη των επιλογών, αν και είθισται. Είναι καθοριστικό να πραγματοποιηθεί η συνάντηση σε ώρα που το μυαλό είναι καθαρό και η ενέργεια της ομάδας υψηλή. Ο χώρος επίσης πρέπει να ευνοεί την καλή διάθεση και το καθαρό μυαλό. Σε σκοτεινό χώρο χωρίς παράθυρα ποιος λειτουργεί με διαύγεια και συγκέντρωση; Μπορούμε να πεταχτούμε ακόμα και σε ένα κοντινό, ήσυχο καφέ όλοι μαζί ή σε φωτεινό εξωτερικό χώρο.

- Ατζέντα: Θέλει χρόνο, για να φτιαχτεί σωστά. Ποια είναι τα θέματα; Πόσο χρόνο αφιερώνουμε στο καθένα; Αφήνουμε επαρκή χρόνο στο τέλος, για να συνοψίσουμε τα επόμενα βήματα; Επίσης, ο συνολικός χρόνος της συνάντησης θα πρέπει να έχει υπολογιστεί έτσι ούτως ώστε ούτε να «ξεχειλώνει» και να ευνοεί τους πλατειασμούς ούτε να μην φτάνει για τα σημαντικά. Νέα τάση είναι και τα meetings στο όρθιο άλλωστε ακριβώς για αυτό το λόγο.

- Συμμετέχοντες: Ποιοι έχει νόημα να συμμετάσχουν; Συχνά το meeting τορπιλίζεται, γιατί έχουμε καλέσει ανθρώπους που δεν τους ενδιαφέρει άμεσα το θέμα. Ναι, η ιεραρχία παίζει ρόλο στο ποιους θα καλέσουμε, αλλά δεν είναι η μόνη παράμετρος. Υπάρχει και η εναλλακτική να σταλεί μια περίληψη εκ των υστέρων σε κάποιους που δεν ήταν άμεση ανάγκη να παραστούν.

- Τρόπος επικοινωνίας: Το να σταλεί κοινό email με την ατζέντα βοηθάει, αλλά αν η συμμετοχή και η δέσμευση της ομάδας χρειάζεται ενίσχυση, δεν αρκεί. Είναι απαραίτητη και η επικοινωνία δια ζώσης. Όπως και το να ζητήσουμε έγκαιρα ιδέες από όλη την ομάδα. Το δημιουργικό homework, όταν δίνεται με νόημα και όχι για να ξεφορτωθούμε όσα βαριόμαστε, αποδίδει.

- Ανάθεση ρόλων: Ποιος προετοιμάζει τι; Ποιος συντονίζει τη συνάντηση και κρατάει το χρόνο; Στο τέλος ποιος αναλαμβάνει να κάνει τι; Μέχρι πότε; Είναι σημαντικό να υπάρχει αλληλεπίδραση και να ενισχύεται η ενεργή συμμετοχή.

- Περιορισμός των διακοπών: Αν χρειάζεται διάλειμμα λόγω διάρκειας, να είναι ήδη στην ατζέντα. Τότε μπορούν να γίνουν και πιθανά τηλεφωνήματα ή έλεγχος των emails.

Δείτε με κριτική ματιά τα παραπάνω, εντοπίστε τι εφαρμόζεται ήδη και τι μπορεί να βελτιωθεί. Τα meetings μπορούν να γίνουν και ενδιαφέροντα και αποδοτικά!